【プレゼン悩み相談】資料と伝え方の悩み
プレゼン講師歴30年、数多くのビジネスパーソンのプレゼン力向上をサポートしてきたスペシャリストが、講座の受講者から寄せられた質問にお答えします。
プレゼン資料の作り方や相手への伝え方など、実務の中で「これでいいのだろうか？」と迷うことは少なくありません。今回は、実際の講座で寄せられたリアルな疑問を取り上げ、プレゼンの現場ですぐに役立つポイントを解説します。
プレゼン資料は2種類作る？
プレゼンでは、スライドの情報量を絞り、詳細は口頭で説明することがあります。その場合、プレゼン後に相手が内容を確認できるように、プレゼン資料とは別に、詳細をまとめた参考資料を用意する必要があると感じました。特に、自分より立場が上の別組織の方に説明する場合、相手がメモを取るとは限りません。また、その方が説明内容を社内の担当者に共有することも考えられます。こうした状況を考えると、プレゼン用のスライド（要点をまとめた資料）と、資料だけでも内容が理解できる詳細な参考資料の2種類を準備するのが基本と考えてよいのでしょうか。
現実を想定したご質問をありがとうございます。
詳細を確認するためや他者へ渡す（回す）ための資料と、対面（Web）で伝える際の資料の2種類活用することは「理解→合意→行動」を得やすくなります。
詳細資料は、資料だけで十分に内容がわかるものであることが重要です。
この資料をプレゼン後にお渡しする方法もありますが、伝える目的によってはプレゼン前に見てきてもらう方法もあります。
同じ時間を共有する意義によって、資料の在り方と提示タイミングを変えることが ”より伝わる” を実現できます。
人前であがらないための準備とは？
人前であがらないために必ず行う準備があれば教えてください。
伝わる戦略立案と三部構成です。
つまり”伝わる”精度を高める準備を行うことで、人前であがったとしても伝えられます。
部下への伝え方で気をつけた方がいいこととは？
相手がどの立場でも、伝える・伝わることの重要性は同じであると思いますが、 部下（下の立場）相手の場合に特に気を付けた方が良いことがあるでしょうか。
聴く必然性を明確にすることが大切です。
つまり、聴き手が聞きたいことを伝えることが伝わる秘訣です。
部下（下の立場）だと、つい、「当然」「聞くべき」「聞かなければならない」「聞いているはず」と過信や強制をしてしまいがちです。
聴き手が聞きたくなるように、聞かせてほしいと思うように、主語を部下（下の立場）にした伝え方をするとよいです。
部下に、自分主語、一方通行な者がいます（伝わらないことが多いです）。
そのことを指摘し改善を指導していますが（自分だけでなく、歴代の上司も同様に指導）、 なかなか上手くいきません。
このような相手に対して、何か効果的な指導法はあるでしょうか。
聴き手が上の立場ならば、主語を変えて話を深掘りする質問をしていく方法があります。
聴き手が下の立場ならば、聴き手主語で内容をまとめなおして具体的行動で話を確認する方法があります。
まとめ
今回ご紹介したのは、プレゼンの講座で受講者の方からよく寄せられる質問です。どれも、日々の仕事の中で多くの方が悩みがちな内容ばかりです。ぜひ今回のポイントを参考に、日常の業務での説明やプレゼンに役立ててください。
対処法やアドバイスを伝授したのは、当協会の代表で人気プレゼン講師の脇谷聖美です。皆さんの困り事やお悩みを相談してみませんか？
監修
脇谷 聖美（わきたに きよみ）
プレゼンテーション講師／人財育成コンサルタント
一般社団法人プレゼンテーション検定協会 代表理事
アクセス･ビジネス･コンサルティング株式会社 代表取締役
非常勤講師（弘前大学大学院、鹿屋体育大学）
“「伝える力」向上”へ、社会人・学生・児童・シニアと幅広い世代に指導しています。伝えること・コミュニケーションなどの悩みや課題解決の相談にも寄り添う親身な支援・指導をモットーとしています。受講者から「楽しかった！」「ためになった」「もっと話が聴きたい」と声があがる講義はリピートしたくなると評判です。プレ検の試験官としても活躍中。受検対策や補講を担当し、合格へと導いています。